Araç sahibi cari takibi: Excel'de en sık yapılan hatalar

Araç sahibi carisi, bir nakliye firmasının en hareketli hesabıdır. Aynı kişiyle ayda on iş yaparsınız, üç ödeme geçersiniz, komisyon çıkar, eksik tonaj için kırım yaparsınız. Excel bunu bir süre taşır. Sonra bir gün karşı taraf "bende şu rakam görünüyor" der ve iki tarafın rakamı tutmaz. Aşağıdakiler, o farkın en sık çıktığı yerler.

1. Bakiyeyi elle yazmak

En yaygın hata, tabloya "Bakiye" diye bir hücre açıp içine sayı yazmaktır. O sayı bir hesap değil, bir iddiadır. Doğrusu bakiyeyi hiç saklamamaktır: bakiye, hareketlerin toplamıdır. Satır eklendiğinde kendiliğinden değişmeli, elle düzeltilememelidir.

Elle yazılan bakiye bir kere yanlış girildiğinde sonraki bütün aylar o yanlışın üstüne biner. Hatanın nerede başladığını bulmak için aylar geriye gitmek gerekir ve genelde kimse gitmez; iki taraf ortada bir rakamda anlaşır.

2. Yanlış satırı silmek

Excel'de yanlış kaydı düzeltmenin yolu satırı silmektir. Sildiğiniz anda iki şey birden kaybolur: yanlış rakam ve o rakamın bir zamanlar var olduğu bilgisi. Karşı taraf elindeki eski ekstreye bakıp "burada bir satır vardı" dediğinde verecek cevabınız olmaz.

Muhasebenin bunun için hazır bir deseni var: kaydı silmek yerine tersini yazmak. Yanlış hareket yerinde durur, karşısına aynı tutarda ters hareket girilir, sonra doğru hareket eklenir. Bakiye düzelir, iz kalır. Düzeltme de aynı biçimde yapılır — eski etkinin tersi, sonra yeni etki.

Silinen satır bakiyeyi düzeltir, tartışmayı bitirmez. Ters kayıt ikisini birden yapar.

3. Resmi ve faturasız işi tek sütunda toplamak

Aynı araç sahibiyle hem faturalı hem faturasız iş yapılabilir. İkisi tek bakiyede toplanınca ortaya kimseye gösterilemeyen ve mutabakatta karşılığı olmayan bir rakam çıkar.

Doğrusu iki defteri baştan ayırmaktır: her hareket hangi deftere ait olduğunu kendi üstünde taşımalı, bakiye de iki ayrı satır olarak görünmelidir. Bir işin faturalı mı faturasız mı olduğu sonradan değişirse, tutar bir defterden düşüp diğerine geçmelidir — silinerek değil, ters ve yeni hareketle.

4. Komisyonu ayrı sayfada tutmak

Komisyon, araç sahibinin size olan borcudur; onun alacağını azaltır. Excel'de çoğu zaman ayrı bir sayfada tutulur ve ay sonunda "komisyonları da düşelim" denir. Düşülmediği ay ödeme fazla gider ve o fazlalık bir daha geri istenmez.

Komisyon ayrı bir sayfada değil, aynı ekstrede olmalıdır. Üstelik kaynağı belli olmalı: hangi sevkiyattan çıktığı tıklanıp görülebilmeli. Kaynağı olmayan bir komisyon satırı, mutabakatta itiraz edilecek ilk satırdır.

5. Eksi işaretli bakiye göndermek

"−12.450" yazan bir hücre, ona bakan iki kişide iki farklı anlam üretir. Biri "biz borçluyuz" der, diğeri "o borçlu". Rakamın yanına yön yazmak bu tartışmayı bitirir: bakiye ya "Bize borçlu" ya da "Borçluyuz" diye okunur. İşaret değil, kelime. Bu küçük ayrıntı, telefonda geçen on dakikayı ortadan kaldırır.

6. Ekstre yerine tek rakam göndermek

Mutabakat, "bakiyen şu kadar" mesajı değildir. Karşı taraf rakamı kendi kayıtlarıyla doğrulayamıyorsa mutabakat olmamıştır.

Cari ekstre Türkiye'de belirli bir biçimde okunur: Borç ve Alacak ayrı iki kolon, her satırın sonunda yürüyen bakiye. Ay sonu tartışması genellikle tek bir satırdan çıkar ve o satır ancak bu biçimde bulunur. Ekstreyi antetli bir PDF olarak göndermek, karşı tarafın onu muhasebecisine iletmesini de kolaylaştırır.

7. Aynı kişiyi iki ayrı kart gibi tutmak

Nakliyede aynı kişi çoğu zaman birden fazla rolde geçer: bir işte şoförünüzdür, başka bir işte kendi aracının sahibi olarak karşınıza çıkar. Excel'de bu genellikle iki ayrı satır ya da iki ayrı sekme olur. Sonra ödeme günü hangi satırın bakiyesine bakılacağı karışır ve aynı kişiye iki kere ödeme geçtiği görülür.

Doğrusu tek karttır: kişi bir tanedir, rolleri birden fazla olabilir. Bakiye o tek kartta toplanır. Şoförlük bakiye üretmez, araç sahipliği üretir; ikisi ayrıldığında hangi işten para çıkacağı da netleşir.

8. IBAN'ı her ödemede yeniden yazmak

Ödeme günü IBAN'ı mesajlaşmadan kopyalamak yaygın bir alışkanlıktır. Bir hane yanlış girildiğinde para ya geri döner ya da yanlış hesaba gider; ikisi de gün kaybettirir. IBAN, carinin kartında dursun ve girildiği anda doğrulansın: TR ile başlayan yirmi altı karakterin kontrol basamağı, hane hatasını daha yazarken yakalar.

Excel'de kalacaksanız en azından şunları yapın

• Bakiye hücresine elle sayı yazmayın; formülle toplatın.
• Satır silmeyin; ters satır ekleyin ve nedenini yazın.
• Resmi ve faturasız işi ayrı kolonlarda tutun.
• Her satıra sevkiyat numarasını yazın; kaynağı olmayan satır itiraz çeker.
• Bakiyenin yanına yönünü yazın: "Bize borçlu" / "Borçluyuz".
• Ekstreyi ay sonunda değil, her ödemeden önce gönderin.

Bunlar Excel'i güvenli hâle getirmez; yalnızca hatanın bulunabilir olmasını sağlar. Cari sayısı arttıkça bu düzeni elle sürdürmek zorlaşır, çünkü tek bir dosyayı aynı anda iki kişi düzenlemeye başlar.