Fatura kesme süresini kaçırmak ne demek?

Nakliyede fatura çoğu zaman ay sonuna bırakılır: işler birikir, hepsi bir kerede kesilir. Bu alışkanlık uzun süre sorun çıkarmaz — ta ki bir sevkiyatın tarihi ile faturanın tarihi arasındaki mesafe yedi günü geçene kadar.

Kural kısaca ne diyor?

Vergi Usul Kanunu, faturanın malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmesini ister. Bu sürede düzenlenmeyen fatura, kanun karşısında hiç düzenlenmemiş sayılır. Yani ortada gecikmiş bir belge değil, olmayan bir belge vardır.

Bu yazıda mevzuata dair tek somut sayı budur: yedi gün. Ceza tutarları her yıl güncellendiği için burada rakam vermiyoruz. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.

Toplu fatura kesince ne oluyor?

Bir faturaya birden fazla sevkiyat koyduğunuzda kural her sevkiyat için ayrı ayrı işler. Yani faturanın tarihi, içindeki en eski sevkiyattan en fazla yedi gün sonra olabilir; aynı zamanda en yeni sevkiyattan önce olamaz. İkisi birlikte dar bir pencere tarif eder.

Elle takipte neden kaçıyor?

Kaçmasının sebebi ihmal değil, görünmezlik. Yedi günün dolduğunu size söyleyen bir şey yoktur. Sevkiyat listesinde tarih vardır ama "bu işin faturası en geç ne zaman kesilmeli" bilgisi yoktur. Ayın 28'inde toplu fatura kesen bir firmada, ayın 15'indeki iş penceresini çoktan kaybetmiştir. Fark edildiği an genelde ay kapandıktan sonradır.

İkinci sebep, faturası kesilecek işlerle kesilmeyecek işlerin aynı listede durmasıdır. Kesilmeyecek olanlar listeyi kalabalıklaştırdıkça, kesilmesi gerekenler onların arasında gözden kaçar.

Tarihle ilgili iki kural daha

Yedi günün yanında iki kural daha vardır ve ikisi de aynı mantıktan çıkar. Birincisi: fatura tarihi ileri bir gün olamaz — henüz kesilmemiş bir belge deftere giremez. İkincisi: fatura tarihi, içindeki en yeni sevkiyatın tarihinden eski olamaz; aksi hâlde henüz yapılmamış bir işin faturası kesilmiş görünürdü.

Üçü birlikte düşünüldüğünde geriye dar bir aralık kalır. Bu darlık aslında kolaylıktır: hangi güne fatura keseceğiniz çoğu zaman tek bir güne iner ve karar verilecek bir şey kalmaz.

Alış tarafı da unutulmasın

Yedi gün kuralı yalnız sizin kestiğiniz faturaları ilgilendirmez. Dış araçla yapılan işte fatura araç sahibinden gelir ve süreyi tutması gereken taraf faturayı düzenleyendir. Ama gelmeyen fatura sizin kaydınızda açık kalır: maliyet belgelenmemiş, cari bakiye tartışmalı, defterler arası ayrım askıda olur.

Bu yüzden takip listesi iki tarafı birden göstermelidir — kesilecek faturalar ve alınacak faturalar. Araç sahibini aramak için ay sonunu beklemek, çoğu zaman geç kalmak demektir.

Programda nasıl işlemeli?

Bu kural, insanın hatırlamasına bırakılamayacak kadar tarih hesabıdır. Doğru davranış üç kademelidir:

• Fatura hazırlanırken geçerli pencere ekranda görünmeli — hangi tarih aralığına kesebileceğiniz belli olmalı.
• Taslak kayıtta yalnızca uyarı verilmeli; kullanıcı işini yarıda bırakmak zorunda kalmamalı.
• Belge "kesildi" durumuna geçerken kural zorunlu olmalı ve kurala aykırı sevkiyatlar tek tek listelenmeli — hangisinin ayrı faturaya alınacağı görünsün.

Bunun yanına bir de bekleyen işler listesi gerekir: faturası kesilecek işaretli ama henüz faturalanmamış sevkiyatlar, her biri için kalan gün sayısıyla. Süresi dolmuş olanlar ve iki gün içinde dolacaklar ayrı vurguyla görünmelidir. Böylece ay sonunu beklemeden, gün içinde bakılabilecek tek bir liste olur.

Yedi gün, hatırlanacak bir tarih değil; her sevkiyatın üzerinde yazması gereken bir son tarihtir.

Yanlış kesilen faturayı düzeltmek

Kesilmiş bir faturanın tarihini ya da içeriğini sonradan değiştirmek doğru bir çözüm değildir; belge zaten dışarıda dolaşmaktadır. Doğru yol iptal edip yenisini kesmektir — iptal nedeni yazılarak.

İptal edilen fatura silinmez: numarası seride kalır, kaydı okunabilir durur ve etkisi ters hareketle geri alınır. Böylece ay sonunda "bu numaraya ne oldu" sorusunun cevabı yerinde kalır. Silinen faturada ise cevap yalnızca hatırlayan kişidedir.

Pratikte ne yapmalı?

• Faturayı ay sonuna göre değil, sevkiyat grubuna göre planlayın.
• Aynı faturaya tarihleri birbirine yakın sevkiyatları koyun; uzak olanı ayırın.
• Faturası kesilmeyecek işleri, kesilecek olanların listesinden ayrı tutun.
• Süresi dolmuş bir iş varsa kendi başınıza geriye dönük tarih atmayın; mali müşavirinizle konuşun.

Yedi gün kısa bir süredir ve nakliyede işin bittiği gün ile evrağın ofise ulaştığı gün çoğu zaman aynı değildir. Bu yüzden takip, evrağın gelmesine değil, sevkiyat kaydının tarihine bağlanmalıdır.