Nakliye firması için ERP seçerken sorulacak 8 soru

ERP demolarında gösterilen ekranlar birbirine benzer. Ayrım ekranlarda değil; verinin nasıl tutulduğunda, geçmişin nasıl korunduğunda ve yetkinin nerede kesildiğinde ortaya çıkar. Aşağıdaki sekiz soru hangi ürüne bakarsanız bakın sorulabilir. Cevapları not alın — demoda değil, sözleşmeden önce işinize yarayacaklar.

1. Verim nerede duruyor, kimin verisiyle aynı tabloda?

Çok firmalı sistemlerin yaygın tasarımı tek veritabanıdır: bütün firmaların kayıtları aynı tablolarda durur, bir kolonla ayrılır. Bu tasarımda ayrım, her sorgunun doğru yazılmış olmasına bağlıdır. Sorulacak soru şu: benim verim ayrı bir veritabanında mı tutuluyor, yoksa herkesin verisiyle aynı tabloda mı? Lojistik.Pro'da her firmanın kendi veritabanı vardır.

2. Oranlar değişince eski kayıtlar da değişiyor mu?

KDV veya tevkifat oranı değiştiğinde bazı sistemler geçmişi yeni oranla yeniden hesaplar. Bir yıl önce kestiğiniz faturanın rakamı bugün başka görünür ve elinizdeki basılı belgeyle tutmaz.

Doğru olan, her kaydın kendi tarihindeki oran ve formülle mühürlenmesi; oran değişikliğinin yalnızca bundan sonrasını etkilemesidir. Bunu sorarken somut olun: "Geçen yılın raporunu bugün yeniden alsam aynı rakamlar mı çıkar?"

Bir de istisnayı sorun: geçmişi topluca yeniden hesaplamak gerekirse ne oluyor? Doğru işleyiş, değişikliğin önce önizlenmesi — hangi kayıtlar etkileniyor, eski ve yeni değer ne — sonra onaylanması ve defterde silme değil ters + yeni hareket üretmesidir. Yani geçmiş düzeltilebilir olmalı, ama sessizce değişmemelidir.

3. Hesap kurallarını kim değiştirebiliyor?

Hesap kuralları programın içine gömülüyse, bir oran değiştiğinde sağlayıcının sıraya koymasını beklersiniz. Kurallar veri olarak tutuluyorsa bu sefer "kim değiştirebiliyor" sorusu doğar.

İkisinin ortası şudur: kural düzenlenebilir olmalı ama sürümlü olmalı, kaydedilmeden önce örnek değerlerle önizlenebilmeli ve değişiklik notu zorunlu olmalıdır. Eski sürüm silinmemeli, okunabilmelidir. Böylece "bu hesap ne zaman değişti, kim değiştirdi" sorusunun cevabı sistemin içinde kalır.

4. Kim neyi görüyor — ekranda mı gizleniyor, sunucuda mı?

Bu sorunun cevabı çoğu üründe "ekranda gizleniyor"dur. Yani veri yine tarayıcıya gitmiştir, sadece görünmez. Tutar ve maaş gibi alanlarda bu fark önemlidir: yetkisi olmayan kullanıcıya o alan hiç gönderilmemelidir.

Bir de şunu sorun: yetki yalnızca rolle mi geliyor, yoksa tek bir kullanıcı için istisna tanımlayabiliyor musunuz? Nakliyede kadro küçüktür ve roller çoğu zaman kitaba uymaz.

Üçüncü soru en çok atlananıdır: bir alanı gizlediğinizde o kişinin yapabildikleri de daralır mı? Tutarı göremeyen bir kullanıcı, tutar alanı zorunlu olan bir sevkiyatı nasıl girecek? Bu sorunun cevabı yoksa, yetkiyi kıstığınız gün o kişi çalışamaz hâle gelir ve bir hafta sonra yetki geri açılır. Gizlilik kararı, işin nasıl yürüyeceğiyle birlikte düşünülmelidir.

5. Kim, ne zaman, neyi değiştirdi?

Denetim kaydı olmayan bir sistemde her tartışma kişisel olur. Denetim kaydının "var" olması da yetmez; içinde ne yazdığına bakın. Eski değer ile yeni değer birlikte tutuluyor mu? Sağlayıcının destek ekibi firma adına bir işlem yaptıysa satırda gerçek kişi görünüyor mu? İzin değişiklikleri de aynı yere yazılıyor mu?

6. Silinen kayıt nereye gidiyor?

Kayıt gerçekten silindiyse, o kaydın bir zamanlar var olduğu bilgisi de silinmiştir. Nakliyede bunun bedeli ay sonu mutabakatında çıkar. Sorun: silme fiziksel mi, yoksa kayıt işaretlenip listelerden mi düşüyor? Silinenleri kimler görebiliyor? "Kim, ne zaman, neyi sildi" diye bakılabilecek bir yer var mı?

7. Verimi dışarı alabiliyor muyum?

Bu soruyu sözleşmeden önce sorun, ayrılmaya karar verdiğinizde değil. Cevap "evet" ise devam edin: hangi biçimde, hangi modüller, aboneliğim bitse de alabilir miyim? Excel çıktısı çoğu iş için yeterlidir; cari ekstrenin antetli PDF olarak alınabilmesi ise doğrudan mutabakatta işinizi görür.

Devamında ikinci bir soru var: aboneliğim biterse verim ne kadar süre duruyor ve nasıl geri alınır? Bu sürenin sözleşmede yazılı olması gerekir; sözlü verilen süre kimseyi bağlamaz.

8. Sektörün kendi kuralları programda var mı?

Genel bir ERP nakliyeye uyarlanabilir, ama uyarlamayı siz yaparsınız. Şunlara tek tek bakın: Araç sahibi carisi ayrı bir taraf mı? Komisyon ayrı bir kalem mi? Öz mal ve dış araç işleri raporda ayrılabiliyor mu? Fatura, içindeki sevkiyatların tarihine göre uyarı veriyor mu? Tevkifat sınırı belge tarihine göre mi çözülüyor?

Bunların biri bile "sonra ayarlarız" cevabı alıyorsa, o iş büyük ihtimalle Excel'de kalır.

Cevapları demoda değil, denemede arayın

Sekiz sorunun cevabı sunumda güzel çıkar. Gerçek cevabı kendi verinizle birkaç gün çalışınca alırsınız: iki üç gerçek sevkiyat girin, bir fatura kesin, bir ödeme geçin, bir de rapor indirin. Uymayan yer o zaman görünür.

Bir de bunu firmadaki en meşgul kişiye yaptırın. Programı kuran değil, kullanacak olan kişi denemelidir.