Nakliye muhasebe programı ile genel muhasebe programı arasındaki fark

Muhasebe programı arayan nakliyecinin ilk denediği şey genellikle piyasadaki hazır paketlerden biri olur. Program kötü değildir; fatura keser, cari tutar, defter çıkarır. Ama birkaç ay sonra hep aynı cümle kurulur: "İşimi tam karşılamıyor." Karşılamamasının nedeni programın eksikliği değil; nakliyenin muhasebesinin başka bir yerden başlamasıdır.

Genel muhasebe programı neyi iyi yapar?

Hazır paketler tek yönlü ticaret için tasarlanır: mal alırsınız, satarsınız, aradaki fark kârdır. Alış faturası, satış faturası, stok, cari, KDV. Bu düzen bir market, bir toptancı ya da bir imalatçı için doğrudur ve iyi çalışır. Nakliyede de bu kalemlerin hepsi vardır. Sorun eksik olanda değil, fazladan olanda.

Bir işte iki taraf birden hareket eder

Bir taşıma işinde iki cari aynı anda hareket görür. Müşteri size borçlanır, siz araç sahibine borçlanırsınız. Tek bir sevkiyat kaydı, iki ayrı cariye ters yönde iki hareket yazmalıdır.

Genel muhasebe programında bunu kurmanın yolu, işi iki ayrı belge gibi girmektir: bir satış, bir alış. İkisini birbirine bağlayan bir şey yoktur. Ay sonunda "bu işten ne kaldı" diye sorduğunuzda, cevabı iki listeyi yan yana koyup elle bulmanız gerekir.

Araç sahibi sıradan bir tedarikçi de değildir. Aynı kart hem şoför hem araç sahibi olabilir; bir işte size fatura keser, aynı ay içinde komisyon borcu çıkar. Yani tek kartta iki yönlü bakiye demektir bu.

Öz mal ile dış araç aynı hesap değildir

İşi kendi aracınızla yaptığınızda araç sahibi tarafı yoktur: alış tutarı diye bir kalem çıkmaz, brüt kâr doğrudan müşteri net tutarıdır. Buna karşılık yakıt, şoför ve bakım sizin gideriniz olur. Dış araçta ise maliyet tek kalemdir ve o kalem araç sahibinin alacağıdır.

İki işin kârı aynı formülle hesaplanamaz. Genel bir muhasebe programında bu ayrım hazır gelmez; ayırmak isterseniz kendi kod veya etiket düzeninizi kurar, sonra da her raporda o düzeni hatırlamak zorunda kalırsınız. Düzeni kuran kişi işten ayrıldığında da kimse hatırlamaz.

Fiyat tonajdan çıkar, adetten değil

Nakliyede birim fiyat ₺/ton'dur ve tutar tonajdan hesaplanır: net tutar, kilogram bine bölünüp birim fiyatla çarpılarak bulunur. Götürü işlerde tutar doğrudan girilir. Hazır paketlerde ise satır tutarı "miktar × birim fiyat"tır; miktarın kilo mu ton mu olduğu programın umurunda değildir. Bir kere kilo, bir kere ton yazan iki personel aynı işi bin katı farkla kaydeder ve bunu kimse fark etmez.

Fatura ile sevkiyat arasında bağ vardır

Genel muhasebe programında fatura kendi başına bir belgedir. Nakliyede ise faturanın içinde hangi sevkiyatların olduğu önemlidir: her sevkiyatın kendi tarihi vardır ve fatura tarihi o tarihten en fazla yedi gün sonra olabilir (Vergi Usul Kanunu). Sevkiyat ile fatura arasında bağ kurulmamışsa bu kontrolü yapan tek şey, ay sonunda listeyi gözle tarayan kişidir.

Aynı bağ tevkifat için de gerekir. Yük taşımacılığında tevkifat belirli bir tutarı aşan faturalarda uygulanır ve sınır, belge tarihinde yürürlükte olan değere göre çözülür. Tek tek bakıldığında sınırın altında kalan üç sevkiyat, aynı faturada birleşince sınırı aşabilir. Hesabı fatura düzeyinde yapmayan bir program sizi her ay elle kontrole mecbur bırakır — ve o kontrol bir kere atlandığında fark, beyan aşamasında ortaya çıkar.

Peki genel program hiç yetmez mi?

Yeter. Birkaç öz mal araçla çalışan, dış araç kullanmayan, komisyon almayan ve ayda birkaç fatura kesen bir firmada hazır bir paket ile mali müşavir birlikte işi görür. Buna gereksiz bir program eklemek yalnızca masraf olur.

Farkın anlam kazandığı yer başka: dış araç çalıştırıyorsanız, komisyon alıyorsanız, resmi ve faturasız işi birlikte yürütüyorsanız ve araç sahibi sayınız artıyorsa, genel program size işin yarısını yaptırır. Kalan yarısı yine Excel'de kalır — ve ay sonunda tartışılan rakam hep o yarıdan çıkar.

Hangi programa bakarsanız bakın, şunları sorun

• Bir sevkiyat kaydı, iki cariye aynı anda hareket yazabiliyor mu?
• Araç sahibi carisi ile tedarikçi carisi ayrı taraflar mı?
• Komisyon ayrı bir kalem mi, yoksa açıklama satırı mı?
• Öz mal ve dış araç işleri raporda ayrılabiliyor mu?
• Fatura, içindeki sevkiyatların tarihine göre uyarı veriyor mu?
• Resmi ve faturasız bakiye ayrı ayrı görülebiliyor mu?